Se ettei aikaa voi hallita, olisi tiedemiehen vastaus. Ajassamme on henki, että ajan puute hallitsee meitä, vaikka sen hallintaan on enemmän välineitä kuin koskaan.

Mieli ei ole paras varastoimaan ideoita vaan vastaanottamaan niitä.

Olen testannut elämässäni kymmeniä ajanhallintavälineitä ja päätynyt subjektiivista syistä kahteen välineeseen (Trello + Things) ja yhteen menetelmään, jota olen maustanut matkan varrelta tulleilla lisukkeilla.

Tämän menetelmän nimi on Getting Things Done.

Kiitos Ville Aho, että johdatit minut joskus armon vuonna 2004 GTD:hen. Se kun on filosofia joka toimii myös paperilla. Tarkoitan siis, että se ei pelkästään toimi paperilla, mutta voit soveltaa sen nerokkuutta ilman mitään järjestelmiä. Paitsi, että elämme virtuaalisessa yhteisössä, jossa joudumme suorittamaan tehtäviä yhdessä ja sen vuoksi meillä tulee olla yhteiset tehtävälistat.

Joudun arjessani opastamaan niin asiakkaita kuin työntekijöitäkin alituisesti GTD:n perusperiaatteisiin. Olen panostanut paljon aikaa ajan säästämiseen. Eihän tällaista ikävä kyllä koulussa opeteta, vaikka minusta pitäisi. Ja moni jotka ovat hurahtaneet tähän systeemiin sanovat samoin..

 Mutta minulla on jo tehtävälista! , saatta joku tokaista. Niinpä. Sinulla on yksi lista. Tai sitten niin monta, että et itsekään tiedä ja ne ovat eri paikoissa ja eri alustoissa. Ymmärrän. Nykyisessä fragmenttitodellisuudessa asioiden kokoaminen yhteen paikkaan tuntuu onnistuvan vain Facessa, jos sielläkään.

Nyt ehdotan, että kokeilet kokonaisen kuukauden tätä järjestelmää ja sen jälkeen päätät, soveltuuko se sinulle. Haaste ei tule olemaan sen vaikeudessa tekniseltä kantilta vaan mentaalisen hyväksynnän haasteellisuudesta. Ehkä kuulut heihin jotka rakastavat pitää yhdellä tekstitiedostolla tehtävälistaa tai sitten olet niitä, jotka käyttävät kalenteria tehtävälistana tai kenties olet niitä jotka saavat fiilksiä eri väristen ja kokoisten post it lappujen liimaamisesta.

Mikä erottaa GTD:n mistä tahansa muusta lista-ajattelusta?

Se on niin helposti lähestyttävä, että sillä tosiaan asiat nimensä mukaisesti tulevat tehdyksi ja ikäviin asioihin ryhtymisen kynnyksen mahdollisimman alhaiseksi. Se toimii vain jos toimit sen mukaisesti..tietysti näinkin.

Jos kavahdit sitä, että sinun pitäisi luopua paperista asioiden tallettamiseen, vapautan sinut heti paineesta; saat edelleen käyttää paperia alustana johon voit valuttaa suoraan luovuuden lähteestäsi. Se voi toimia esimerkiksi keräilylaarina, joka on ensimmäinen vaihe kohti GTD:tä.

Kerää asiat aluksi laarien laariin.

Keräilylaari on paikka jonne kokoat ideat, asiat mitä pitäisi hoitaa, levyt mitä kuunnella, kirjat mitä lukea.. GTD koukun lisääntyessä noita keräilylaareja saattaa tulla useita MUTTA mikä tärkeintä –> ne ovat VAIN laareja. Niiltä ei suoraan tehdä mitään. Kun laitat laariin (oli se sitten Trellon tai Things’in*) INBOX-lista) et arvota kuka sen tekee tai koska se tehdään tai mitä siinä tekemisessä tehdään. Ei. Sinä vain kirjaat sen ylös. Deadlinen ja muiden määreiden aika tulee myöhemmin.

Järjestele laarista listoihin, mutta älä suorita niitä järjestelyn aikana.

 Kun olet ammentanut kaiken mitä pitäisi saada aikaiseksi on aika siirtyä järjestelemään tehtäviä.  Tämä ei missään nimessä tarkoita tehtävien suorittamista. Jos siis listallasi silmiin osuu kohta ”osta paperia”, tarkoituksena ei ole lähteä sillä minuutilla hakemaan lisää paperia (ellei kyse ole force majoure tilanteesta). Järjestelyvaihe edeltää tehtävien tekemistä, sillä tehtävien tekemisen lomassa ei enää järjestellä tehtäviä.

Lista ilman aikaulottuvuutta on utooppinen harhanäky tulevaisuudesta.

Pian on hemmetin venyvä käsite. Kulttuurien erillaisuus korostuu etenkin aikakäsityksissä. Schnell ja Presto eivät ainoastaan kuulosta erilaisilta,  vaan ovat eri asioita.

Tälle listalle laitat sinun pian-käsityksesi mukaisesti asioita. Ne eivät ole niitä mitä tehdään tänään tai välttämättä huomenna, mutta tässä näin..

Erotuksena Joskus-listasta jonne kerätään ne Antti Tuiskun levyt, jota salaa haluaa kuunnella, mutta jolla ei ole niin kiirettä. Tai kirjat jota haluaisit lukea tai viinit joita maistaa jne. Pois mielestä, mutta tallessa.

Sitten seuraavaksi on lista jonne siirrät pian-listalta asioita aina kun olet tässä tehtävien järjestelyvaiheessa. Sitten seuraavaksi on se minne kasaat asioita joita olet ajatellut tehdä seuraavaksi. Koita olla realistinen, mutta toiveikas. Pessimisti ei tässä kohtaa pety  sillä loopin voi aina aloittaa alusta, jos on intoa jäljellä. Onko tämä siis se lista mistä työskentelet? Ei.

Nyt-hetki on kaikki kaikessa. Tämä ajatus ilmenee niin buddhalaisuudessa kuin mindfulness oppaissa ynnä Uusi Aika-heimoissa. Ja se on niin kovin totta. Voimme oppia historiasta ja kurkottaa tulevaisuuden unelmiin, mutta tekeminen tapahtuu tässä tilassa, näillä reunaehdoilla, näiden ihmisten kanssa tämä nyt-lista johtotähtenä. Nyt-listaan poimitaan mieluiten edellisen päivän lopuksi seuraavan päivän nyt-lista, mutta tässä kohtaa varo ahnehtimasta, sillä muutoin lista on jälleen yhtä kammoksuttava lähestyä kun mikä meillä oli lähtötilanteessa. Malta miettiä millä kolmesta viiteen sitten seuraavaksi-listan asialla on suurin vaikutus tulevaisuuden kannalta. Kun työskentelet Nyt-listalla älä järjestele samalla muita listoja.

 

Kun olet löytänyt nämä seuraavan päivän johtotähdet, pysy niissä.

Älä ala aamulla kasata sinne suoraan uusia asioita unohtaen GTD:n. Älä aloita päivääsi sähköpostin lukemisella, sillä se sotkee koko pelin. Kytke notifikaatiot pois ja keskity nyt-listaan. Pikku hiljaa haparoiden alat päästä jyvälle ja aikaansaamisen tunne lisääntyy sekä ainakin harha siitä, että aikaa voisi hallita.

 

Miten listaa voi muuten karsia kun tekemällä sitä eteenpäin?

Oleellinen kysymys jos kohta on tietenkin niin, ettei mikään listatyökalu poista sitä tosiseikkaa, että sinun on ne asiat myös hoidettava — vastaantulojärjestyksessä.

Mutta jos lista vaan paisuu eikä tunnu etenevän, on ehkä muita seikkoja, jotka häiritsevät Trellotustasi. Toisinaan ammattiapu auttaa tässäkin.

Vähintään yhtä oleellista kun listalle kirjaaminen on sinne kirjaamattomuus. Ai mitä! Nyt sinne ei tarvikaan laittaa kaikkea. Jos kyse on työpaikasta, et ehkä mielivaltaisesti voi päättä vain jättää tekemättä jotain, mutta jos laajennamme GTD:tä koko elämään on tietenkin syytä Kon marittaa se kokonaan ja oppia sanomaan ei kaikeille sellaiselle, joka ei palvele kehittymistäsi.

Parasta on jos voit välttää turhaan uusien tehtävien vastaanottamista tai delegoida niitä eteenpäin. Tämä on täysin eri asia kun asioiden välttely. Kun epäoleellinen karsiutuu, alkaa sinne laariin ilmestyä mahdollisesti kohottavampia asioita, jonka jälkeen prioriteetit alkavat muotoutua pikku hiljaa eri suuntaan.

Mitä ei laiteta listalle?

Jos asia vie alle 2min ja sillä on riittävän merkittävää vaikutusta siihen  hetkeen tai tulevaisuuden optioihin, tee se heti äläkä laita listalle.

Force Majoure. Joskus on niin sanotusti tulipalo. Mutta jos se tulipalo liittyy isoon työyhteisöön, koita siitäkin dokumentoida välittömästi asian luonne kuten sinä tai asiakas sen ymmärsi jollain yhteisöalustalla, joka on ryhmän käytössä.

Miten yrityksemme voi moninkertaistaa tuottavuutta GTD:n avulla?

On aivan käsittämätöntä, että niin monella yrityksellä on varaa elää ilman GTD:tä. Mikäli tämä periaate jalkautui täydellisenä Trellon käyttönä tämän pienen blogi-kirjoituksen ansiosta, niin olen todella onnistunut, mutta en kyllä tosiasiassa edes haaveile siitä, kerrankin olisi ilmainen toiminut! Uskon tässäkin tasaiseen suorittamiseen oikeanlaisen mentorin ohjauksessa kohti tehokkaampia työpäiviä. Saavutettu hyöty yritykselle on niin ilmeinen, että en kuluta palstatilaa sen todisteluun.

Somedaystä noustaan joskus seuraavaksi Nyt-hetkeen.

Kirjoitin tämän koska minulta on ehkäpä puoli vuotta pyydetty tätä kirjoitusta, mutta se on kulkenut sieltä Someday-listalta hitaasti kohti Next-laaria. On se ollut useita kertoja päivän listallakin, mutta koska en ole kokenut sen vaikuttavan tulevaisuuten niin akuutisti, olen kylmän viileästi palauttanut sen takaisin next-listalle.  Tässä tulee samalla vahingossa osoitettua, että lista kuitenkin pitää huolen, että siellä olevat asiat käsitellään — ainakin joskus.

Tarjoamme aina tyypilliset konsultin kolme vaihtoehtoa, joista sai valita kaksi: Edullinen, Nopea, Laadukas. Valitettavasti emme ota tilauksia vastaan, jossa meiltä edellytetään nopeaa edullisesti.

Trellon avulla voimme toisaalta tarjota laadukkaasti edullista tai sitten asiakas voi valita nopean ja laadukkaan. Tämäkään valintatilanne ei toteudu vielä kaikkialla vaikka meitä ostajia on erilaisia ja noudatamme eri tilanteissa eri logiikkaa.

GTD toiminnanohjausjärjestelmässä, GTD taloudenhallinnassa, GTD CRM:ssä jne.. työajan tehokkuuden kasvu on jotain niin kuumottavaa, että tämän kerran omaksuneet kokevat ennen pitkään väistämättömän vaurauspulssin. Ehkä kuitenkin tärkeintä on työrauhan lisääntyminen sekä asioiden suorittaminen yhdessä paikassa sekavien sähköpostiketjujen ja impulsiivisten puheluiden sijaan.

Haluatko keskustella sinun tai yrityksesi ajanhallinan haasteista? Ota meihin yhteyttä ja kerro tilanteestasi, niin löydämme sinulle yhdessä ratkaisun.

 

Robert Ramstedt kouluttaa Aitoa OY:llä parempien listojen tekoon ja kilpailusta vapautumiseen.

Musiikkia tehtävälistojen laatimisen taustalle:

 

P.S. *)Things on vain mäkki ja iPhone-käyttäjjille